Web制作現場で役立つ！定型文＆サンプル文テンプレート集

Webサイトを制作する際、「お問い合わせフォームの自動返信」や「管理者への通知メール」、「サンクスページのメッセージ」など、意外と毎回考えるのが面倒なテキスト要素ってありますよね。
本記事では、そういった“目立たないけど重要”な定型文をカテゴリ別にまとめました。特に、お問い合わせ周りの文言やプライバシーポリシー、404ページなど、ユーザーとの信頼関係やUXに関わる部分に焦点を当てています。
「毎回ゼロから考えるのは非効率…」と感じている方や、「プロっぽく見せたいけど文章に自信がない」という方の参考になれば嬉しいです。
※文例はすぐに使えるようアレンジ可能な形で記載しています。用途に応じて自由にカスタマイズしてご活用ください。

1.自動返信メール（ユーザー宛）テンプレート

件名：【●●株式会社の自動返信】お問い合わせありがとうございます

この度は、お問い合わせいただきありがとうございます。
このメールは自動返信になります。
後ほど担当者より連絡いたしますので、少々お待ち下さいませ。

以下の内容が送信されました。

━━━━━━□■□　お問い合わせ内容　□■□━━━━━━

お名前：
Email：
ご住所：
電話番号：
お問い合わせ内容：

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

———————————————————————
株式会社　○○
住所：〒111-1111　東京都新宿○○5-6-7-8
電話番号：000-0000-0000
FAX：000-000-0000
営業時間：平日 ○○時～○○時
メール：○○@○○.co.jp
———————————————————————

2.通知メール（管理者宛）テンプレート

件名：【●●株式会社】お問い合わせがありました

下記の内容でお問い合わせがございました。

━━━━━━□■□　お問い合わせ内容　□■□━━━━━━

お名前：
Email：
ご住所：
電話番号：
お問い合わせ内容：

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

3.Thanksページ用テキスト

お問い合わせありがとうございます。
メールの送信が完了いたしました。

ご入力いただいたメールアドレス宛に受付確認のメールをお送りしておりますので、ご確認ください。

もし確認メールが届かない場合は、メールアドレスの入力ミスや迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性がございます。お手数ですが、今一度ご確認をお願いいたします。

お問い合わせ内容によっては、ご返信までに数日かかる場合がございます。あらかじめご了承ください。

万が一、ご返信が届かない場合は、送信トラブルの可能性もございますので、恐れ入りますが再度フォームからご連絡いただくか、お電話にてお問い合わせくださいますようお願い申し上げます。

4.プライバシーポリシー文例

株式会社XXXX（以下「当社」といいます）は、個人情報の重要性を深く認識し、その保護を企業責任のひとつと捉え、以下のとおりプライバシーポリシーを定めます。当社は、すべての従業員が本方針を理解し、適切な管理・運用を行うことで、安心してサービスをご利用いただける環境づくりに努めます。

1. 個人情報の定義
「個人情報」とは、氏名・住所・電話番号・メールアドレスなど、特定の個人を識別できる情報、または他の情報と照合することで識別可能となる情報を指します。

2. 個人情報の取得方法
当社は以下の手段により、必要な範囲で個人情報を取得します。

• お問い合わせフォームの送信
• サービスの利用登録
• 電話・メール等でのご連絡

取得に際しては、利用目的を明示し、あらかじめご本人の同意を得た上で行います。不要な情報の収集はいたしません。

3. 個人情報の管理体制
当社は、個人情報の漏洩・紛失・改ざん・不正アクセス等を防ぐため、次のような対策を講じます：

• アクセス制限を含む情報セキュリティ体制の整備
• 管理責任者の設置と明確な運用ルールの策定
• 社員への情報保護に関する教育と意識向上の実施

4. 利用目的について
ご提供いただいた個人情報は、以下の目的に限り利用します。

• ご依頼・ご相談への対応およびご連絡
• サービス・資料・ご案内の送付
• サポート提供や利用者管理業務

目的外利用は一切行わず、目的達成後は適切な方法で速やかに削除・廃棄します。

5. 第三者への提供について
当社は、以下の場合を除き、個人情報を第三者へ開示・提供することはありません：

• ご本人の同意がある場合
• 業務委託先（例：配送業者・システム管理会社等）への開示が必要な場合
• 法令に基づく開示命令がある場合
  委託先にも厳格な管理を義務付け、適切な監督を行います。

6. 安全対策について
情報の正確性・安全性を確保するため、以下の継続的な対策を講じています：

• システムへのアクセス権限管理
• セキュリティソフト・ファイアウォール等の技術的対策
• 内部監査および見直しの定期的実施

7. クッキー（Cookie）の使用について
当社のウェブサイトでは、サービス品質向上と利便性向上を目的としてCookieを使用しています。主な用途は以下の通りです：

• ログイン状態の保持
• 閲覧履歴に基づくカスタマイズ
• 利用動向の分析（Google Analytics等)

ブラウザの設定により、Cookieの受け入れを制限または拒否することが可能ですが、一部機能が利用できなくなる場合があります。

8. 外部リンクについて
当社のサイトには、外部サイトへのリンクが含まれる場合があります。リンク先での個人情報管理については、当社では責任を負いかねますので、各サイトのプライバシーポリシーをご確認ください。

9. 個人情報の開示・訂正・削除
お客様がご自身の個人情報の確認・修正・削除を希望される場合には、ご本人確認の上、誠実かつ迅速に対応いたします。

10. 法令遵守と方針の見直し
当社は、個人情報保護に関する日本国内の法令・指針を遵守し、本ポリシーを定期的に見直して継続的な改善に努めます。

11. プライバシーポリシーの変更について
本ポリシーの内容は、法令改正やサービス内容の変更に応じて、予告なく改訂することがあります。改訂時には当社ウェブサイトにてお知らせいたします。

12. お問い合わせ先
本ポリシーまたは個人情報の取り扱いに関するご質問・ご相談は、下記までご連絡ください。

会社名：株式会社XXXX
所在地：〒XXX-XXXX　XX県XX市XX町X-X-X
電話番号：XXX-XXX-XXXX
FAX：XXX-XXX-XXXX
メール：info@example.co.jp

5.404エラーページ用テキスト

お探しのページは存在しないか、移動または削除された可能性があります。
お手数ですが、トップページまたは検索から目的の情報をお探しください。
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さいごに

お問い合わせ対応からプライバシーポリシー、そしてエラーページに至るまで、ユーザーの利便性と信頼を最優先に考えています。自動返信や管理者通知で迅速かつ正確な情報共有を実現し、ありがとうページでは感謝の気持ちをしっかり伝える。
プライバシー保護は企業としての責任として厳格に行い、万が一の404エラーも分かりやすく案内することでユーザー体験を損なわないよう配慮しています。これらすべてが、快適で信頼されるウェブサービスを支える大切な要素です。